华农外语院发〔2019〕19号

各系（中心）、各党支部、各单位、各教职工：

为健全学院内部治理体系，保障工作有序、规范、高率运行，以便更好地服务广大教职工，推进学院实现内涵发展，现就做好学院公文、文件有关管理工作通知如下：

一、规范官方平台管理

（一）学院设立外语教职工微信工作群、外语教职工QQ工作群（131033134）、外语党政领导班子微信工作群、外语手机短信平台（名商通SMS 014930）、外语微信公众号（scauwaiyu），作为学院公文、文件发布的官方平台，并由学院党委办公室（学院办公室，以下简称院办）具体负责管理。

（二）若教职工的微信或QQ出现故障等而无法接收学院公文、文件，应当即时向院办报告，以便通过其它途径做好学院公文、文件的有关管理工作。

（三）教职工调离学院或退休等，应当主动自觉退出工作群。

二、规范发布审核制度

（一）学院公文、文件原则上经院领导审核后由院办负责发布。若各系（中心）、各党支部、各单位和各教职工需在学院官方平台发布公文、文件，应当根据工作分工相应经分管院领导、系（中心）主任、党支部书记、单位负责人审核后再予以发布。

（二）各教职工不得在学院官方平台发布、转发、链接与学院工作无关的信息，也不要在学院官方平台研讨工作或点赞等，以免影响广大教职工和学院的正常工作。

三、规范告知途径方式

（一）原则上学院公文、文件均通过学院官方平台电子发布，不再使用纸质发布。

（二）凡学院公文、文件可在24小时内告知的，均由发布者在外语教职工微信工作群、外语教职工QQ工作群上发布。凡必须在24小时内告知到位的紧急公文和文件，发布者除在以上工作群发布外，还必须通过外语手机短信平台等方式告知到位。

（三）凡不在学院官方平台发布的公文、文件，发布者均应当各自负责告知到位。

（四）凡按以上方式发布的公文、文件，学院均认定告知到位。各教职工应当增强主体责任意识，及时了解学院工作动态和要求，并做好相关工作。教职工因未关注学院公文、文件等而影响了自身或学院工作，相关责任均由本人负责。

四、其它相关事项

（一）本通知所指学院公文、文件包括学院工作通知、通报、公示等学院文书和学院文件以及学院转发学校和上级部门的文书、文件等。

（二）本通知在吸收教职工意见和建议的基础上形成，并经学院党政联席会议审定通过，自公布之日起施行。

                华南农业大学外国语学院

               2019年11月22日